Bagaimana Kalender Microsoft Dapat Mengatur Aktivitas Klub dan Grup

By | 19/06/2022


Cerita ini awalnya muncul di Kalender

Microsoft Calendar adalah program populer untuk kalender online pribadi karena beberapa alasan: opsi penyesuaiannya. Berikut cara mengatur aktivitas klub dan grup — Anda tidak hanya dapat mengelola kalender Anda sendiri, tetapi Anda juga dapat berinteraksi secara bebas dengan orang lain untuk merencanakan acara grup. Program ini lugas dan terperinci sehingga Anda tidak menyebar tipis di beberapa jalur komunikasi. Cukup mudah untuk acara apa pun, mulai dari makan siang santai bersama teman hingga pertemuan balai kota.



Kalender – Kalender

Bagaimana Kalender Anda Dapat Mengatur Aktivitas Klub dan Grup

1. Ketersediaan Berbagi untuk aktivitas klub dan grup Anda

Bagian terburuk dari merencanakan acara dengan orang-orang sibuk adalah menyesuaikan waktu yang cocok untuk semua orang. Semakin banyak orang yang Anda libatkan, semakin rumit hal ini. Anda dapat menyempurnakan proses ini dengan meminta semua orang membagikan Kalender Microsoft pribadi mereka, yang mudah dilakukan di halaman utama. Cukup minta mereka mengeklik “Bagikan”, dan Anda dapat memindai jadwal semua orang untuk mengidentifikasi waktu luang di seluruh papan.

2. Membuat Kalender Kolaborasi

Untuk organisasi yang lebih besar, mungkin lebih baik untuk membuat kolaborasi kalender atas satu peristiwa. Dengan cara ini, Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk membuat dan membagikan acara berskala besar satu per satu — orang dapat memeriksanya sendiri. Kemampuan untuk memeriksa diri sendiri juga berarti bahwa beberapa orang di organisasi Anda dapat memoderasi kalender bersama. Kalender kolaboratif memperkuat jalur komunikasi sehingga acara dapat dilihat dengan sedikit usaha dari tuan rumah.

3. Menyiapkan Acara Grup

Meskipun acara pribadi hanya dapat dilihat oleh Anda, Anda dapat membuat dan berbagi acara grup dengan calon peserta. Sebagai pembawa acara, Anda memiliki kendali penuh atas detail dan daftar nama. Anda dapat mencegah atau mengizinkan peserta membagikannya secara langsung tergantung pada eksklusivitas acara dan mengeditnya untuk semua orang. Lebih banyak orang juga dapat ditambahkan sebagai tuan rumah jika Anda bukan moderator tunggal.

4. Membuat Acara Berulang

Setelah acara dibuat, itu akan default ke opsi tidak pernah berulang. Tetapi Anda dapat dengan mudah mengaturnya untuk diulang setelah penambahan waktu dengan beberapa klik. Menyetel kalender Anda untuk diulang sangat cocok untuk acara rutin seperti rapat check-in atau diskusi klub buku. Setiap kali berulang, acara akan memiliki pengaturan yang sama yang dapat Anda simpan atau edit untuk situasi tersebut.

5. Membedakan Jenis Acara

Anda dapat menentukan tujuan acara dalam judul, tetapi lebih banyak acara mempersulit untuk membedakannya secara visual. Kalender Microsoft menyediakan dua metode kategorisasi di muka — simbol acara dan tag berwarna. Simbol dan warna membuatnya jauh lebih jelas bagi sebagian orang jika, katakanlah, organisasi Anda memiliki banyak rapat untuk tujuan yang berbeda. Sesi pemecahan masalah, misalnya, dapat ditandai merah dengan kunci inggris, perayaan ungu dengan kue, dll.

6. Termasuk Sumber Daya yang Relevan

Banyak acara akan melibatkan sumber daya online yang diperlukan untuk mempersiapkan atau terlibat dengan mereka. Mungkin organisasi Anda memiliki artikel atau dokumen yang relevan dengan rapat dan yang ingin Anda bagikan. Anda dapat melakukannya tepat di deskripsi acara di samping teks dengan memilih salah satu simbol di bawahnya. Pilih gambar atau opsi lampiran lainnya dan posting info Anda secepat mengetik deskripsi tersebut.

7. Mengatur Panggilan Video Dalam Aplikasi

Microsoft mengakuisisi layanan panggilan video Skype pada tahun 2011. Sejak itu, perusahaan telah melakukan upaya besar untuk mengintegrasikannya ke dalam ekosistemnya semulus mungkin. Tidak terkecuali Kalender Microsoft — setiap acara memiliki sakelar “Skype meeting” khusus untuk membantu Anda mengaturnya. Anda dapat mengklik “Bertemu Sekarang” di halaman kalender utama untuk segera memulai rapat Skype.

8. Memberi tahu Peserta tentang aktivitas klub dan grup Anda

Acara bersama melibatkan setiap tuan rumah atau peserta dalam log aktivitasnya agar mereka tetap diperbarui. Setiap kali Anda mengubah acara atau memiliki lebih banyak informasi untuk dibagikan, daftar nama dapat diberitahukan secara manual atau otomatis. Pemberitahuan khusus orang dapat (terlepas dari seluruh daftar) dikirim, jadi tidak ada yang kewalahan oleh peringatan yang tidak perlu. Cukup mudah untuk membuat semua orang tetap up to date dengan informasi yang mereka butuhkan untuk tugas mereka.

9. Menerima Tanggapan

Orang yang melihat acara Anda dapat, jika mau, merespons untuk memberi tahu Anda ketersediaannya dengan menandainya secara langsung. Tidak hanya dimungkinkan untuk memberi label diri mereka sebagai tersedia atau tidak tersedia, tetapi peserta dapat mengirim respons terperinci. Opsi ini selalu ada, tetapi jika Anda membutuhkan informasi ini, Anda dapat mengatur acara untuk meminta balasan. Status ini dan reaksi selanjutnya tidak ditentukan dan dapat diubah kapan saja untuk memberikan fleksibilitas.

10. Memanfaatkan Asisten Jadwal dan Pencari Ruangan

Kalender Microsoft memiliki beberapa fitur penting untuk merampingkan perencanaan ini, dua di antaranya adalah Asisten Penjadwalan dan Pencari Ruangan. Fitur ini hanya tersedia jika Anda adalah bagian dari organisasi berbasis fisik yang telah menyiapkannya. Room Finder akan secara otomatis mencari ketersediaan ruangan di gedung berdasarkan jadwal organisasi dan penggunaan ruangan. Asisten Penjadwalan dapat melangkah lebih jauh, menemukan kamar dan waktu yang sesuai untuk jadwal semua peserta.

11. Mengakomodasi Kebutuhan Setiap Orang

Jika seseorang tidak dapat menghadiri suatu acara tetapi ingin, kalender Anda tetap dapat mengakomodasi kebutuhan mereka. Selain menandai ketersediaan mereka — peserta juga dapat mengusulkan waktu rapat baru jika mereka tidak dapat hadir. Menandai ketersediaan Anda membuat penjadwalan lebih merupakan upaya kelompok sehingga semua orang dapat menyesuaikannya. Dikombinasikan dengan Asisten Jadwal, Anda benar-benar tidak akan salah.

Saat berikutnya Anda bertanggung jawab atas perencanaan acara, alat kalender Anda akan melakukan sebagian besar pekerjaan untuk Anda. Anda dapat mengaturnya hanya dalam enam puluh detik, apakah Anda seorang perencana berpengalaman atau tidak. Tidak ada cara yang lebih baik untuk menyatukan orang.

Kredit Gambar: oleh Andrea Piacquadio; Pexel; Terima kasih!

Postingan Bagaimana Kalender Microsoft Dapat Mengatur Aktivitas Klub dan Grup muncul pertama kali di Kalender.

Dikutip Dari Berbagai Sumber:

Published for: MasDoni

Baca Juga  6 Perbedaan Antara Single-Use dan Standing Plan Dijelaskan

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.