5 Alasan Penting Pencadangan Data Sangat Penting untuk Bisnis Anda

By | 23/05/2022

dua server pemeriksaan profesional keamanan untuk cadangan

Berkali-kali, Anda telah diberitahu oleh penyedia TI Anda bahwa perusahaan Anda harus mencadangkan datanya. Kemungkinan diretas atau ditebus, dan kehilangan informasi sensitif kepada penjahat adalah nyata dan ada. Malware yang disuntikkan dapat merusak informasi yang diperoleh dengan susah payah dan karyawan yang tidak puas atau ancaman orang dalam lainnya dapat salah menangani aset digital Anda yang berharga.

Kehilangan data organisasi berpotensi menyebabkan kerusakan permanen. Yang membuat data cadangan penting untuk semua perusahaan, besar dan kecil. Tapi pertama-tama, apa itu backup data?

Apa itu backup data?

Cadangan adalah proses teknis menyimpan salinan data Anda di lokasi sekunder. Ini dapat mencakup dokumen, file media, gambar, data aplikasi, dan pengaturan. Pada dasarnya, informasi apa pun yang ingin Anda simpan dapat disimpan sebagai data cadangan.

Salinan data dibuat untuk memastikan pemulihan dan dapat digunakan untuk tujuan audit dan kepatuhan dan penting saat memigrasi atau mengintegrasikan informasi dari satu platform ke platform lainnya. Cadangan juga dirancang untuk memenuhi persyaratan kebijakan penyimpanan data.

Jenis pencadangan data dijelaskan

Jadi, jenis cadangan apa yang harus dipertimbangkan oleh organisasi Anda? Ada beberapa opsi untuk dipilih yang berbeda dalam ruang lingkup dan waktu yang dibutuhkan untuk mengeksekusi. Berikut adalah jenis cadangan data yang mungkin ingin Anda manfaatkan.

Cadangan penuh

Pencadangan penuh melibatkan penyalinan seluruh kumpulan data sistem ke dalam partisi terpisah atau ke disk eksternal. Di sini salinan lengkap dari volume data yang ditentukan dibuat yang membutuhkan banyak ruang disk kosong sehingga salinan dapat disimpan secara memadai. Selain itu, pencadangan seluruh sistem cukup memakan waktu– dan tidak praktis setiap hari.

Sebagian besar perusahaan menjadwalkan pencadangan penuh setiap hari, mingguan, atau dua mingguan, menjalankan pencadangan inkremental atau diferensial di antaranya. Frekuensi full backup terutama tergantung pada ukuran perusahaan.

Kelebihan:

  • Memberikan perlindungan pemulihan data terbaik.
  • Pemulihan data yang cepat dalam satu set cadangan.

Kontra:

  • Pencadangan memakan waktu.
  • Membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan.
  • Menggunakan banyak bandwidth.

Pencadangan cermin

Pencadangan cermin mirip dengan pencadangan penuh. Ini membuat salinan persis dari kumpulan data sumber, tetapi hanya versi data terbaru yang disimpan di repositori cadangan tanpa melacak versi file yang berbeda. Karena semua file cadangan individu disimpan secara terpisah daripada disimpan dalam satu file wadah terkompresi/terenkripsi—ini memungkinkan akses langsung ke file cadangan tanpa melakukan operasi pemulihan. Data sumber “dicerminkan” oleh file cadangan cermin. Selanjutnya, salinan cadangan cermin hanya file yang dimodifikasi.

Kelebihan:

  • Pemulihan cepat.
  • Akses langsung ke file individual.

Kontra:

  • Persyaratan ruang penyimpanan yang tinggi.
  • Risiko tinggi akses tidak sah dan korupsi data.

Cadangan tambahan

Pencadangan tambahan adalah alternatif yang ramah sumber daya untuk pencadangan penuh. Pengaturan ini dirancang hanya untuk mencadangkan data yang telah berubah sejak pencadangan sebelumnya. Oleh karena itu, secara eksklusif menyimpan data yang telah dimodifikasi atau ditambahkan ke volume data yang ada.

Baca Juga  Sam Bankman-Fried ingin menghabiskan hingga $1 miliar pada tahun 2024 untuk menggagalkan kembalinya Trump

Contoh: Administrator dapat mengatur pencadangan penuh kumpulan data pada hari Senin dan kemudian pencadangan tambahan antara hari Selasa dan Jumat. Oleh karena itu, pada hari Selasa, ia membuat salinan dari setiap perubahan yang telah dilakukan sejak Senin. Selanjutnya, pada hari Rabu, ia akan mencadangkan setiap perubahan yang dilakukan sejak Selasa, dan seterusnya.

Metode ini lebih efisien karena memakan lebih sedikit ruang pada sistem. Karena set lebih kecil dibandingkan dengan set volume, mereka membutuhkan lebih sedikit waktu untuk mencadangkan. Kelemahannya adalah bahwa setiap cadangan tambahan bergantung pada cadangan sebelumnya. Menyarankan bahwa setiap kerusakan atau kehilangan pada salah satu set dapat menyebabkan pemulihan data yang tidak lengkap. Memiliki lebih banyak set cadangan juga memengaruhi waktu pemulihan.

Kelebihan:

  • Cadangan yang lebih kecil membutuhkan lebih sedikit ruang penyimpanan.
  • Lebih cepat untuk membuat cadangan.
  • Menggunakan lebih sedikit bandwidth.

Kontra:

  • Memakan waktu untuk pulih.
  • Risiko pemulihan yang gagal jika ada kerusakan pada segmen di rantai cadangan.

Cadangan diferensial

Pencadangan diferensial mirip dengan inkremental karena bergantung pada pencadangan penuh, diikuti dengan hanya menyimpan perubahan yang dibuat pada volume sumber tersebut. Namun, ini berbeda dalam cara menyimpan perubahan ini. Pencadangan diferensial hanya menyimpan perubahan yang dibuat sejak pencadangan penuh terakhir, sedangkan pencadangan inkremental menyimpan semua perubahan yang dibuat sejak pencadangan terakhir.

Dalam pengaturan ini, set cadangan tidak saling bergantung, melainkan pada cadangan lengkap dari mana mereka berasal. Karena hanya terdiri dari dua set cadangan, waktu pemulihannya jauh lebih baik. Ini memberikan perlindungan data yang lebih baik dan solusi pemulihan bencana yang valid.

Kelebihan:

  • Lebih cepat untuk membuat cadangan dibandingkan dengan cadangan penuh.
  • Lebih cepat untuk memulihkan karena hanya memiliki dua set cadangan.
  • Membutuhkan lebih sedikit ruang daripada cadangan penuh.

Kontra:

  • Membutuhkan lebih banyak ruang daripada cadangan tambahan.
  • Lebih lambat untuk membuat cadangan dibandingkan dengan cadangan tambahan.

Ajakan bertindak baru

Kekuatan pencadangan otomatis

Seringkali pencadangan tidak terjadi kecuali organisasi telah membentuk proses dan tim pencadangan data. Namun, mencadangkan data sesering mungkin adalah langkah yang cerdas. Pencadangan otomatis, di mana mesin pencadangan diprogram untuk melakukan aktivitas tertentu selama kejadian yang dijadwalkan, dapat mengatasi tantangan itu.

Menyederhanakan proses pencadangan melalui penjadwalan otomatis adalah manfaat pertama pencadangan otomatis, yang memungkinkan organisasi untuk “mengatur dan melupakannya”.

Manfaat lain dari pencadangan otomatis adalah mengatasi kehilangan file. Kemungkinan data yang hilang telah dicadangkan meningkat dengan pencadangan otomatis. Pencadangan yang dijadwalkan secara teratur dari file aktif, database, mesin virtual, dan aplikasi lain dapat meningkatkan pemulihan bencana dan, dengan perluasan, kelangsungan bisnis.

Baik di tempat atau disimpan dari jarak jauh, ketersediaan file dan sistem yang dicadangkan secara teratur meningkatkan kemungkinan keberhasilan pemulihan organisasi dari gangguan sistem atau serangan malware.

Mengapa penting bagi bisnis untuk mencadangkan data mereka?

Sekarang setelah Anda memiliki wawasan tentang apa yang terdiri dari cadangan, mari kita jelajahi mengapa menerapkan program pencadangan—terlepas dari ukuran bisnis Anda—sangat penting. Cadangan melindungi Anda jika terjadi kesalahan manusia, kegagalan perangkat keras, serangan virus, kegagalan daya, dan bencana alam. Di bagian berikutnya, kami akan membahas lima pertimbangan utama yang mendukung nilai penerapan pencadangan reguler dalam proses organisasi Anda.

Baca Juga  Hedge fund meraup keuntungan besar dari perombakan suku bunga global

1. Waktu sama dengan uang

Setiap saat yang Anda habiskan dengan lebih sedikit data daripada yang biasanya dapat Anda akses adalah waktu yang dihabiskan dengan produktivitas yang kurang ideal. Ketika data Anda tidak dicadangkan, Anda kehilangan waktu berharga untuk mengejar informasi yang diperlukan untuk menjalankan bisnis Anda dengan sukses.

Contoh: Jika data keuangan hilang atau tidak lengkap, Anda mungkin akan bekerja dengan catatan usang dan informasi akuntansi yang tidak akurat. Hal ini paling sering menyebabkan pengambilan keputusan yang buruk, pernyataan yang tidak akurat yang diajukan untuk pinjaman atau pajak – dan terakhir, dapat memerlukan proses pemulihan data yang mahal.

Dengan penerapan pencadangan otomatis, kenyamanan penyimpanan di luar kantor otomatis tanpa usaha dan biaya tambahan untuk membuat dan mengelola salinan cadangan fisik menjadi hidup.

2. Aksesibilitas

Kehilangan data tanpa file cadangan dapat melumpuhkan bisnis Anda. Bagaimana dampak bisnis Anda jika terjadi bencana alam atau peralatan di lokasi gagal? Bagaimana Anda akan terus beroperasi? Bahkan dalam operasi normal, data Anda perlu dicadangkan secara eksternal dari jaringan atau aplikasi online Anda.

Tanpa utilitas ini, Anda dapat menemukan diri Anda pada kerugian yang serius, tidak dapat mengakses informasi penting dan file di tangan. Kemampuan untuk mengakses data Anda di mana saja berarti penyelesaian cepat untuk kebutuhan pelanggan, dan informasi terkini dan konsisten—di mana pun Anda berada, kapan pun Anda membutuhkannya.

3. Keamanan dan kepatuhan

Dalam iklim bisnis saat ini, memastikan bahwa data atau informasi pelanggan Anda sesuai dan aman sangatlah penting. Kepercayaan konsumen dan reputasi merek berjalan beriringan. Kehilangan atau pelanggaran data penting bisa berakibat fatal bagi bisnis. Pelanggan akan sering pergi sebagai akibatnya, dan pelanggaran peraturan federal dan negara bagian dengan cepat dikenakan.

Ini dapat membuat bisnis Anda dikenai biaya pra-pemenuhan dan denda tambahan. Pemerintah sekarang juga memiliki alasan yang dapat dibenarkan untuk menyelidiki bisnis Anda untuk setiap kecurangan, yang menyebabkan Anda kehilangan waktu yang lebih berharga dan semakin merusak reputasi merek Anda.

Pelanggaran data dan pencurian identitas ada di mana-mana dan seringkali dalam ukuran dan cakupan yang sangat besar. Misalnya, selama enam bulan pertama tahun 2019, pelanggaran data mengekspos 4,1 miliar catatan pribadi (“Pelanggaran Data Mengekspos 4,1 Miliar Catatan dalam Enam Bulan Pertama 2019,” oleh Davey Winder, Forbes (20 Agustus 2019)). Bisnis yang dibidik mengalami kerugian yang mengejutkan.

Produk sampingan dari pelanggaran data sering kali adalah pencurian identitas. Pelanggaran data rata-rata merugikan perusahaan AS $8,19 juta (“Berapa Biaya Pelanggaran Data pada 2019?” oleh Chris Brook, Penjaga Digital (30 Juli 2019)). Dalam banyak kasus, biaya yang lebih besar adalah hilangnya kepercayaan pelanggan, yang sering kali menguap setelah insiden dunia maya

Baca Juga  Suku Bunga Naik di Seluruh Dunia, Saat Perang dan Inflasi Tinggi Berlanjut

4. Kesiapan audit

Mengingat uang yang dipertaruhkan, konsekuensi pajak dari pelanggaran data dan pencurian identitas layak untuk dieksplorasi. Wajib pajak yang mengalami pelanggaran data dan pencurian identitas seringkali mengalami kerugian finansial yang dapat meminta keringanan pajak. Kemampuan untuk mengejar kerugian ini secara efektif terkait langsung dengan Rencana Respons Pelanggaran Data yang menyeluruh.

Rencana respons yang diperbarui dan dipraktikkan secara teratur, apakah itu beberapa ribu atau beberapa juta catatan yang dikompromikan, membantu memastikan persyaratan audit terpenuhi. Juga dikenal sebagai rencana respons pelanggaran keamanan atau rencana respons insiden siber—rencana ini membantu bisnis merespons serangan keamanan siber dengan tepat dengan menyediakan langkah-langkah yang diperlukan untuk merespons secara langsung dan terdokumentasi.

Ada berbagai templat rencana respons pelanggaran data untuk digunakan. Bergantung pada ukuran bisnis, panjangnya bisa beberapa halaman hingga beberapa ratus halaman. Mereka dapat mencakup berbagai elemen yang khusus untuk bisnis kecil Anda, termasuk:

  • Informasi tentang cara melindungi data rahasia perusahaan, seperti informasi keuangan, data pelanggan, atau teknologi internal.
  • Manajemen kata sandi perangkat dan sistem.
  • Panduan untuk transfer aman data perusahaan atau klien.
  • Petunjuk untuk penggunaan yang aman dari perangkat pribadi dan perusahaan.
  • Petunjuk untuk mendeteksi email berbahaya atau scam atau infeksi virus.
  • Prosedur untuk pekerja jarak jauh.

5. Biaya langsung

Bahkan jika data Anda dapat dipulihkan sepenuhnya atau sebagian, ini bisa mahal dan akan berdampak langsung pada bisnis Anda. Selain denda dan hilangnya pendapatan, bisnis Anda akan membayar untuk layanan mahal yang bahkan mungkin tidak memulihkan semua data Anda.

Jika Anda mengalami kehilangan data yang juga berdampak pada sistem keuangan dan/atau penggajian Anda, Anda mungkin terpaksa melalui catatan akuntansi yang panjang untuk direkonsiliasi. Di sinilah kekuatan pencadangan otomatis menjadi sangat penting bagi keuntungan Anda.

Cadangkan informasi Anda dan lakukan yang terbaik untuk bisnis Anda

Mengikuti praktik terbaik untuk mencadangkan data penting karena lima alasan ini dapat memberikan ketenangan pikiran yang luar biasa. Stabilitas dan kesehatan bisnis Anda langsung terjaga. Pencadangan lokal tambahan sesuai untuk informasi yang kurang penting, tetapi data yang paling penting—data keuangan, detail klien, dll—harus dicadangkan ke lokasi cloud.

Cadangan data sangat berharga bagi bisnis Anda. Mereka adalah failsafe Anda, jika yang terburuk terjadi. Memiliki cadangan data akan menghemat waktu dan uang Anda, memberi Anda keunggulan kompetitif dan menjamin kelangsungan bisnis. Dan memiliki cadangan data data keuangan Anda akan memastikan kesinambungan dalam rekonsiliasi harian.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana LivePlan + QuickBooks Advanced dapat membantu Anda mengotomatiskan proses ini dan mengakses informasi keuangan Anda kapan saja, di mana saja!

AvatarDavid Glantz

Seorang veteran industri akuntansi, David Glantz mendirikan Business Cents lebih dari lima belas tahun yang lalu dan saat ini diakui sebagai salah satu konsultan terkemuka dalam penerapan sistem bisnis, mulai dari akuntansi dan ritel/perhotelan/POS hingga manajemen inventaris dan migrasi data.

Source link

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.